Partea întunecată a IT-ului: 5 sfaturi despre cum să învingi IT-ul din umbră

22 September 2017 | by Combridge | Security

“IT-ul din Umbră”: Termenul are o tentă aproape întunecată, chiar sinistră. Din păcate este un lucru neplăcut cu care companiile se confruntă des în ultima perioadă. Angajații tind tot mai des să adopte aplicații, soluții sau chiar programe informatice, fără permisiunea sau cunoștința departamentului de IT. Aceste lucruri reprezintă o amenințare potențială pentru companii, mai ales că pune departamentul de IT în situația de a nu putea menține un mediu de lucru sigur. Datele companiilor și procesele afacerii sunt periclitate.

Dar care sunt rațiunile din spatele acestei creșteri a ”IT-ului din umbră” și cum pot directorii departamentelor informatice să găsească rezolvări?

IT-ul din umbră este oficial definit ca fiind, folosirea neautorizată sau în necunoștință de cauză a aplicaților în cadrul mediului de afaceri.

Deoarece tehnologiile de consum devin din ce în ce mai ușor de utilizat și mai puternice, companiile se confruntă cu o creștere majoră în ceea ce privește nivelul IT-ului din umbră. Un fapt care ar putea explica acest fenomen, sunt angajații care își aduc și folosesc propriile lor dispozitive, gestionează propriile lor aplicații și date, descarcă programe fără monitorizare și autorizare și își folosesc propriile instrumente de colaborare pentru a-și face munca.

Cel mai adesea, companiile de IT nu pot ține pasul cu aceste caracteristici, ușor de utilizat, și cu fiabilitatea tehnologiilor de consum aduse de către angajați.

Să fim cinstiți: Nu am instalat niciodată programele proprii fără cunoștința managerilor IT?

Cercetările de piață ale Institutului de Cercetare, Grup 451, relevă faptul că 44% dintre întreprinderi la nivel global se confruntă în cadrul organizațiilor lor cu acest fenomen, IT-ul din umbră.

Cloud și ascensiunea programării ca și servicii (SaaS) au dus la ușurință în descărcarea aplicațiilor ocolind astfel infrastructura companiilor și îngreunând controlul acestora cu un singur click.

În urma unui studiu condus de McAfee la finele anului 2013, a rezultat că mai mult de 80% dintre repondenți au admis că au folosit aplicații (SaaS) neaprobate în munca lor. Nu există niciun dubiu că acest fenomen, al IT-ului din umbră, va continua să se dezvolte, întrebarea care se ridică este, care sunt cele mai bune metode de a abordare? Mai jos avem câteva răspunsuri pentru tine.

Cinci ponturi despre cum să faci față IT-ului din umbră:

Monitorizează rețeaua companiei tale

Pentru a găsi soluții la IT-ul din umbră e nevoie din partea companiilor să înțeleagă cât de gravă este această problemă și ce urmări ar putea exista. Monitorizează-ți rețeaua companiei în căutarea de dispozitive noi sau necunoscute! Acest lucru poate fi incorporat în rutina zilnică a companiei atunci când se realizează scanarea pentru vulnerabilități, o astfel de practică de securitate adoptată pe scară largă îți poate oferi informații detaliate despre unde în rețeaua ta pot exista dispozitive noi și de ce fel sunt. Astfel îți poți da seama cât de răspândit este IT-ul din umbră în compania ta.

Identifică nevoile angajaților tăi
Dacă realizezi monitorizarea rețelei companiei tale, vei avea informații valoroase și indicatori preciși despre ce fel de aplicații folosesc și au nevoie angajații tăi. Astfel îți poți forma baza pentru următoarea planificare a strategiei. Fii pregătit pentru un drum în continuă dezvoltare și asigură-te că implementările în viitor sunt în favoarea afacerii tale mai degrabă decât în favoarea tehnologiei.

Adaptează-te la nevoile angajaților tăi

Angajații din ziua de azi simt nevoia de a fi capabili să găsească, să vadă și să utilizeze datele în diferite locații și de pe diferite dispozitive. Dacă afacerea ta nu oferă soluții sigure pentru a accesa datele companiei de la distanță, angajații vor găsi soluții pe cont propriu pentru a-și putea face munca, soluții de consum larg care pot pune securitatea companiei tale în pericol.

Trebuie să poți oferi acces securizat și controlat la informații, reducând astfel riscul ca angajații să acceseze produse externe, în afara controlului și fără știrea departamentului de IT.

Angajații tăi utilizează cel mai probabil o tehnologie ușor de folosit și mult mai avansată în viața de zi cu zi, poate mai avansată decât în mediul profesional, ceea ce înseamnă că vor întâmpina greutăți în a folosi tehnologia de la locul de muncă dacă aceasta nu este actualizată. Dacă experiența personală a unui angajat în ceea ce privește tehnologia este sigură pe termen lung, atunci acesta nu va simți nevoia să ceară permisiunea departamentului de IT când va fi nevoie să găsească soluții pentru a fi mai productiv în munca sa.

Reduceți timpul de evaluare

În foarte multe cazuri, IT-ul din umbră semnifică doar faptul că un angajat încearcă să își realizeze task-urile rapid și eficient. Atunci când, de exemplu, un client, presează angajatul, deoarece are nevoie de un fișier mare, foarte repede și nu există o alternativă aprobată în companie care să îl ajute, cine poate blama acel angajat că a folosit un serviciu de consum precum Dropbox? Un alt exemplu poate fi, atunci când angajații au noi cerințe în privința tehnologiei pentru departamentul de IT, iar una dintre marile probleme cu care se confruntă, este faptul că durează prea mult pentru IT să proceseze aceste cerințe. Încearcă să optimizezi procesele de aprobare și să le aliniezi cu fluxul de lucru al angajaților tăi.

Elaborează liniile de orientare

Ar fi putut fi explicate riscurile mult mai bine? Departamentul de IT este recomandat să asculte cu mult mai multă atenție și de asemenea să explice mult mai competent partea lor de poveste. De exemplu, ai putea stabili o situație clară cu limite bine definite când vine vorba de a folosi propriul tău dispozitiv (Bring Your Own Device-BYOD).

Pentru a întruni nevoile diferitelor departamente din afacerea ta, IT-ul ar trebui de asemenea să creeze și să distribuie o listă cu aplicații aprobate de companie, în afara programelor standard de software.

Mai mult, în era Cloud, utilizatorii sunt capabili să profite de pe urma platformelor de cloud, care le permit să dezvolte cu ușurință propriile lor aplicații personalizate cu minime cunoștințe de programare.

La o primă vedere, acest aspect ar părea că ajută de fapt IT-ul din umbră și mai mult. Dar facilitând acești, așa ziși ”dezvoltatori începători de programare” este de fapt o oportunitate pentru departamentul de IT să grăbească dezvoltarea de programe și livrarea orarelor fără a sacrifica performanța sau securitatea companiei.

 Autor: Martin Jurca, B2B Product Marketing, Deutsche Telekom Europe